février 16, 2016 7:10

Organiser son équipe de travail à peu de frais

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Dev team management

Parce que dans une équipe de plus de 2 personnes l’organisation peut devenir chaotique voir même anarchique, j’ai décidé de vous livrer quelques secrets sur mes méthodes de gestion d’équipe au sein d’un entreprise en TI. Ces concepts peuvent s’appliquer à d’autres domaines mais j’ai basé cet article sur mes propres expériences en développement de projets Web.

 

Gestion des courriels

S’il y a bien une chose primordiale dans la communication d’une équipe de travail c’est bien les courriels. De nos jours, plusieurs solutions existent pour gérer les courriels sans se battre à créer un serveur dédié qui peut s’avérer très coûteux à l’entretient et à la maintenance.

 

Microsoft 365

Le grand joueur vous propose une solution à partir de $6.10 par utilisateurs / mois vous permettent de gérer les courriels de votre entreprise dans un environnement sécuritaire et stable. Pour $15.20 par utilisateurs / mois il vous propose le package complet avec la suite Office. Le deuxième choix peut s’avérer très utile si vous devez utiliser la suite Office au bureau.

Microsoft 365

 

Google apps pour les entreprises

Google vous offres aussi une solution de gestion des courriels et documents d’entreprise mais après quelques tests elle s’avère, à mon humble avis, tout de même moins versatile et intéressante que Microsoft 365.

Google apps for work

 

Zoho

Zoho, bien que moins répandu au Québec, est tout de même un des grand joueurs dans l’industrie de la gestion d’entreprise (CRM, Courriels, Gestion de projet, etc.) et vous offre une offre vraiment intéressante de $0 pour 5GB / d’espace mail et 5GB / d’espace disque jusqu’à 25 utilisateurs gratuit! Vraiment une belle offre à considérer si vous êtes une petite équipe, un travailleur autonome ou encore en démarrage d’entreprise.

zoho.com

 

Gestion de la documentation

Un autre problème des entreprises en technologie est la gestion de la documentation. Je ne parle pas ici de documentation de logiciel à proprement dit mais bien de la documentation des procédures techniques et administratives de l’entreprise. Par exemple; quand vous accueillez un nouvel employé, comment s’y retrouve t’il dans votre organisation? J’imagine que la réponse est claire pour vous. Chaque employé à son rôle et est presque indispensable au sein de votre entreprise. Bref, chacun à son petit jardin secret des connaissances de l’entreprise et se rend indispensable. Par contre le but d’une entreprise est de respecter une ligne directrice et de faire évoluer la qualité de ses produits et de ses expertises.

 

Portail de connaissances centralisé

Le but d’un outil de documentation est de décentraliser l’information des employés et de la centralisé dans une plateforme afin d’améliorer le partage des connaissances. Au cours des dernières années, j’ai développé un thème WordPress prêt à l’emploi qui vous permet de créer un Portail des connaissances en seulement quelques cliques. Pour en savoir plus sur cet outil indispensable, visitez cette page.

knowbase

 

Gestion des documents

Pour la gestion des documents administratifs, techniques et la documentation des projets il n’y a pas de secret. Le cloud est la solution miracle à tout vos maux de tête.

Solutions avec édition de documents en ligne

Microsoft OneDrive

Microsoft vous propose sa version gratuite avec un compte outlook et vous permet de gérer, partager et organiser vos fichiers comme bon vous semble. Avec 1TB de stockage de avec le compte gratuit, c’est une solution incontournable. Ce qui en fait un choix intélligent c’est surtout l’accès à office online totalement gratuitement ce qui vous permet d’éditer en ligne vos fichiers Word, Excel et Powerpoint de manière collaborative.

Microsoft OneDrive

 

Google Drive

Google aussi offre son populaire Google Drive avec 15GB gratuitement. Par contre, pour l’édition de fichiers vous devrez utiliser leurs propres outils en ligne quelque fois un peu capricieux.

Google drive

 

Zoho

Avec un compte mail gratuit, Zoho vous offre 5GB gratuit. C’est actuellement le choix le moins intéressant des trois sauf si vous compter utiliser son service de mail d’entreprise gratuit. Encore ici, pour l’édition de fichiers en ligne vous devrez utiliser leurs propres outils.

zoho.com

 

Stockage seulement

D’autres solutions intéressantes existent mais la plupart servent principalement à stocker vos fichiers et non pas les éditer en ligne directement. Voici quelques autres plateformes de stockage qui valent le détour :

 

Gestion des mots de passes

Zoho Vault

Décidément ce Zoho continu de nous surprendre. Avec Vault, Zoho vous propose un système Web intégré à Chrome, Firefox, iOS et Android vous permettant de gérer non seulement vos mots de passe personnel de manière totalement sécuritaire mais aussi de gérer les mots de passe de votre entreprise! Il propose entre autre :

  • Gestion des mots de passe via une authentification unique
  • Organisation des mots de passe par dossier et équipe
  • Une interface Web, des extensions Chrome et Firefox et des apps iOs / Android
  • Une solution d’auto login vous permettant de retenir un seul mot de passe
  • La création de règles de sécurité personnalisées
  • Etc.

Vraiment un beau produit!

zoho.com

 

Les autres

Pour avoir testé une multitude de gestionnaires de mot de passe je dois avouer que Zoho est de loin mon choix favori surtout pour la gestion des mots de passe d’entreprise des plus évolutive. Si le cœur vous en dit, voici quelques alternatives :

Feuilles excel / Onedrive et Google drive (À NE PA FAIRE)

Une autre alternative à peu de frais mais très peu sécuritaire est de partager une feuille excel éditable à partir de OneDrive ou Google Drive. Vous comprendrai que cette pratique est à proscrire puisque les données sont affichées en format brut.

 

En conclusion

Avant de créer l’anarchie penser à promouvoir la synergie et créez un environnement sain dans votre milieu de travail vous permettra de perdre moins de temps à chercher qu’à développer. Gardez toujours en tête que l’organisation demande un certain temps d’adaptation mais à long terme elle n’en sera que bénéfique.